Las tablas dinámicas en Excel son una de las herramientas más potentes para analizar grandes volúmenes de información.
Entre sus múltiples opciones, la función de segmentaciones de datos destaca por facilitar la interacción con los informes.
Estas segmentaciones permiten filtrar información de forma visual y rápida, a través de botones que representan categorías
de los datos. En lugar de usar listas desplegables tradicionales, las segmentaciones hacen que el análisis sea más intuitivo
y comprensible para cualquier usuario, incluso aquellos con poca experiencia en Excel.
¿Qué son las segmentaciones de datos?
Una segmentación de datos es un objeto visual que se inserta dentro de la hoja de Excel y se conecta a una tabla dinámica.
Contiene botones que representan los distintos valores de un campo específico, y al hacer clic en ellos, se aplican filtros
directamente a la tabla. Esto facilita un análisis mucho más visual, evitando tener que buscar en listas de filtros largas
o poco claras.
Por ejemplo, si tienes una tabla dinámica con ventas por país y producto, puedes insertar una segmentación para «País».
Así, con solo un clic, podrás ver únicamente los datos relacionados con un país específico.
Ventajas de usar segmentaciones de datos
- Proporcionan una forma rápida y visual de filtrar datos en tablas dinámicas.
- Permiten aplicar múltiples filtros al mismo tiempo.
- Son más intuitivas que las listas desplegables estándar.
- Mejoran la presentación de los informes, haciéndolos más interactivos.
- Se pueden vincular a más de una tabla dinámica, facilitando la sincronización de filtros.
Cómo insertar una segmentación de datos en Excel
El proceso para insertar una segmentación de datos es bastante sencillo. A continuación, se muestran los pasos:
- Selecciona cualquier celda dentro de la tabla dinámica que quieras filtrar.
- Ve a la pestaña «Analizar» o «Insertar» en la cinta de opciones.
- Haz clic en el botón «Insertar segmentación de datos».
- Selecciona el campo o los campos para los que quieras crear segmentaciones.
- Haz clic en «Aceptar» y aparecerán las segmentaciones en tu hoja.
Personalizar segmentaciones de datos
Una vez insertada la segmentación, Excel permite personalizar su diseño para mejorar la visualización.
Entre las opciones de personalización se encuentran:
- Ajustar el tamaño de los botones para que muestren más o menos valores.
- Aplicar diferentes estilos de segmentación que cambian colores y formatos.
- Organizar los botones en varias columnas para ahorrar espacio.
- Conectar una misma segmentación a múltiples tablas dinámicas relacionadas.
Uso de segmentaciones con múltiples tablas dinámicas
Una de las funcionalidades más útiles de las segmentaciones es la posibilidad de vincularlas a varias tablas dinámicas.
Esto resulta muy práctico cuando se tienen diferentes informes basados en la misma fuente de datos y se quiere aplicar
un filtro común. Por ejemplo, si tienes una tabla dinámica que muestra ventas totales y otra que muestra unidades vendidas,
puedes conectar ambas a la misma segmentación de «País». De esta manera, al elegir un país, ambas tablas mostrarán
información filtrada de forma sincronizada.
Ejemplo práctico de segmentaciones de datos
Imagina un escenario en el que trabajas con datos de ventas mensuales por categoría de producto y por región.
Creas una tabla dinámica para ver las ventas totales por categoría y otra para comparar regiones.
Ahora insertas una segmentación basada en «Mes».
Con esta segmentación puedes:
- Seleccionar un mes específico y ver los datos en ambas tablas dinámicas.
- Comparar las cifras de dos o más meses seleccionando varios botones a la vez.
- Desactivar los filtros con el botón de borrado que aparece en la segmentación.
Recomendaciones para un uso eficiente
Para sacar el máximo provecho de las segmentaciones de datos, se recomienda lo siguiente:
- Evitar usar demasiadas segmentaciones en una sola hoja, ya que pueden ocupar mucho espacio.
- Usar segmentaciones únicamente para campos relevantes que los usuarios necesiten filtrar con frecuencia.
- Combinar segmentaciones con segmentaciones de fechas (cronogramas) cuando se analicen períodos largos.
- Aplicar estilos que sean consistentes con el diseño general del informe.
Las segmentaciones de datos en tablas dinámicas representan una forma práctica y potente de mejorar la interacción con los informes en Excel.
No solo hacen más fácil la tarea de filtrar, sino que también enriquecen la presentación de los análisis. Con un uso adecuado,
las segmentaciones permiten obtener información más clara, rápida y precisa, lo que las convierte en un recurso indispensable
para quienes buscan eficiencia en el manejo de datos.
